Self-Service
Self-Service, genauer ausgedrückt Employee Self-Service, im Zusammenhang mit der Arbeitszeiterfassung bezeichnet die Möglichkeit, dass Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten, Abwesenheiten und andere arbeitszeitrelevante Daten selbstständig und eigenverantwortlich erfassen und verwalten können. Statt dass die Personalabteilung oder ein Vorgesetzter diese Daten für alle Mitarbeiter einpflegt, können Mitarbeiter über ein Self-Service-Portal oder eine App ihre Daten direkt eingeben.
Typische Funktionen eines Self-Service-Systems zur Arbeitszeiterfassung:
- Zeiterfassung: Mitarbeiter können ihre täglichen Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden direkt erfassen und, wenn nötig, korrigieren.
- Abwesenheitsverwaltung: Urlaubsanträge, Krankmeldungen oder andere Abwesenheiten lassen sich online einreichen und verwalten.
- Einsicht in Zeitkonten: Mitarbeiter haben jederzeit Zugriff auf Informationen wie Resturlaub, Überstunden oder Gleitzeitguthaben.
- Schichtpläne und Dienstpläne: In manchen Systemen können Mitarbeiter auch Schichten einsehen oder sich für freie Schichten eintragen.
- Genehmigungsprozess: Genehmigungen von Abwesenheiten oder Überstunden laufen oft direkt über das System, sodass der Vorgesetzte benachrichtigt wird und die Anfrage mit einem Klick genehmigen oder ablehnen kann.
Vorteile von Employee Self-Service in der Arbeitszeiterfassung:
- Zeitersparnis: Weniger Verwaltungsaufwand für die Personalabteilung, da Mitarbeiter ihre Daten selbst verwalten.
- Transparenz: Mitarbeiter haben auch beim Employee Self-Service jederzeit Einblick in ihre erfassten Zeiten und Kontostände.
- Fehlervermeidung: Direkte Eingabe durch den Mitarbeiter reduziert die Fehlerquote, die durch manuelle Übertragungen entstehen könnten.
- Flexibilität und Mobilität: Mit mobilen Apps können Arbeitszeiten auch unterwegs oder im Homeoffice erfasst werden.
- Schnellere Genehmigungen: Anfragen und Genehmigungen laufen oft digital und schneller ab, da weniger Papier und weniger Kommunikation nötig sind.
Self-Service wird oft in Kombination mit modernen Zeitwirtschaftssystemen genutzt, die cloud-basiert und mobil zugänglich sind. Unternehmen profitieren durch höhere Effizienz und Genauigkeit, während Mitarbeiter durch das Employee Self-Service-System mehr Flexibilität und Eigenverantwortung erhalten.