Elektronische Signatur
Die elektronische Signatur erfüllt den gleichen Zweck wie die physische Unterschrift auf Papierdokumenten. Sie ersetzt also die handschriftliche Unterschrift auf elektronischen Dokumenten. Statt der handschriftlichen Unterschrift erfolgt die elektronische Signatur über digitale Informations- und Kommunikationstechnologien. Sie dient sozusagen als elektronischer Identitätsnachweis, da sie die elektronischen Informationen von Unterzeichner und Signaturersteller identifiziert und die Integrität der Informationen überprüfen kann. Die E-Signatur ist rechtskräftig, weltweit anerkannt und kann sogar physische Unterschriften ersetzen.
Die E-Signatur kommt vor allem im E-Government zum Einsatz. Auf Grundlage des Gesetzes zur Förderung der elektronischen Verwaltung soll sie die Durchführung von Informationsaustausch, Kommunikation und Transaktion zwischen Bürgern und staatlichen Einrichtungen vereinfachen. Auch untereinander nutzen staatliche Einrichtungen die elektronische Signatur. Zudem ist die E-Signatur im E-Commerce und E-Justice verortet. Festgehalten ist sie zudem in der europäischen Verordnung über die elektronische Identifizierung und vertrauenswürdige Dienste für elektronische Transaktionen, die am 1. Juli 2016 EU-weit in Kraft getreten ist.
Einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen
In der Verordnung für E-Signaturen, kurz auch eIDAS, werden drei Arten der elektronischen Signatur unterschieden. Die einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signatur sind an verschiedene Anforderungen geknüpft. Keine besonderen Anforderungen muss die einfache elektronische Signatur erfüllen. Sie kann für formfreie Vereinbarungen verwendet werden. Das können Dokumente ohne gesetzliche Auflagen und mit einem geringen Haftungs- oder Finanzrisiko, wie Kostenvoranschläge oder Verschwiegenheitserklärungen, sein. Weiterhin wird sie nicht in der eIDAS festgehalten und bildet die niedrigste Sicherheitsstufe.
Bei der fortgeschrittenen E-Signatur ist die Grundlage jedoch eine andere. Laut Artikel 26 der eIDAS, muss der Unterzeichner eindeutig zugeordnet werden können. Das bedeutet, dass sich der Unterzeichner durch ein Verfahren, beispielsweise per SMS-Authentifizierung, eindeutig authentifizieren muss. Diese Stufe der E-Signatur wird für sensible Dokumente mit moderatem Finanz- oder Haftungsrisiko genutzt. Darunter fallen Miet- oder Versicherungsverträge.
Die höchste Sicherheitsstufe hat die qualifizierte elektronische Signatur. Daher wird sie für Dokumente verwendet, die sowohl an gesetzliche Auflagen gebunden als auch ein hohes Haftungsrisiko aufweisen. Das können Mietverträge mit Preisgleitklausel sowie Arbeitnehmerüberlassungsverträge oder Jahresabschlüsse sein. Die Identifikation des Unterzeichners wird mittels einer automatisierten ID-Verifizierung ermittelt.
Der Einsatz von E-Signaturen im Personalmanagement
Elektronische Signaturen finden sich auch im HR-Bereich. Darüber lässt sich lästiger Papierkram vermeiden. Verträge, Vereinbarungen und andere wichtige Dokumente und Anträge, wie Urlaubs- oder Überstundenanträge können so von den Mitarbeitern mit einer elektronischen Signatur versehen werden. Wie leicht sich Urlaubsanträge digitalisieren lassen, zeigt das Zeiterfassungssystem von Krutec. Neben der digitalen Zeiterfassung stehen Ihnen sämtliche weitere Funktionen wie eine automatisierte Schichterkennung sowie Pausenzeiten, das Nachbuchen von Zeiten über ein Mitarbeiterportal mittels Korrekturantrag, das Gestalten von individuellen Zuschlägen und vieles mehr zur Verfügung.
