Workforce-Management

Workforce-Management (WFM) ist ein strategischer und operativer Ansatz, der sich mit der optimalen Planung, Steuerung und Verwaltung der Arbeitskräfte innerhalb eines Unternehmens beschäftigt, um sicherzustellen, dass zur richtigen Zeit die richtigen Mitarbeiter mit den richtigen Fähigkeiten am richtigen Ort eingesetzt werden. Dabei umfasst Workforce-Management alle Aktivitäten und Prozesse, die für die Verwaltung und Aufrechterhaltung einer produktiven Belegschaft erforderlich sind – von der Budgetierung, Terminierung und Prognose über die Nachverfolgung der Mitarbeiterzeiten bis hin zur Einhaltung von Vorschriften. Ursprünglich in Callcentern entwickelt, um Anrufaufkommen zu prognostizieren und Mitarbeitende entsprechend einzuteilen, hat sich das Workforce-Management-System zu einem vielseitigen Werkzeug für agiles Mitarbeitermanagement in unterschiedlichsten Unternehmen weiterentwickelt. Moderne Workforce-Management-Software unterstützt dabei diese Prozesse umfassend und erleichtert Unternehmen die Umsetzung dieses Ansatzes.

Die Hauptkomponenten des Workforce-Managements

1. Personalbedarfsplanung: Analyse der Arbeitslast, beispielsweise in Form von Kundenanfragen oder Produktionsanforderungen, sowie die Ermittlung der benötigten Mitarbeiteranzahl auf Basis von Arbeitszeitmodellen und Qualifikationen. Dabei spielen Prognosen zukünftiger Bedarfe, die auf historischen Daten und Trends basieren, eine zentrale Rolle.
2. Personaleinsatzplanung: Erstellung von Arbeitsplänen, die den Bedürfnissen des Unternehmens und den Verfügbarkeiten der Mitarbeiter entsprechen. Dabei werden gesetzliche Vorgaben, Tarifverträge und individuelle Arbeitszeitmodelle berücksichtigt. Zudem wird die Planung flexibel gestaltet, um auf unvorhergesehene Ereignisse wie Krankmeldungen reagieren zu können.
3. Zeitwirtschaft: Erfassung von Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden. Dabei werden Arbeitszeitregelungen automatisiert verarbeitet und deren Einhaltung sichergestellt. Moderne Workforce-Management-Software ermöglicht hier eine nahtlose Integration mit Gehaltsabrechnungssystemen.
4. Performance-Management: Messung von Produktivität und Effizienz der Arbeitskräfte, um Optimierungspotenziale zu identifizieren. Gleichzeitig wird überprüft, ob die erbrachte Leistung den Unternehmenszielen entspricht.
5. Compliance und Regulierung: Einhaltung von Arbeitsgesetzen, Tarifverträgen und internen Richtlinien als zentraler Aspekt des Workforce-Managements. Dies dient dazu, Überlastungen oder Unterauslastungen der Mitarbeiter zu vermeiden und die rechtlichen Anforderungen zu erfüllen.
6. Technologie und Software: Einsatz moderner Workforce-Management-Systeme, das bedeutet die Automatisierung und Optimierung der Prozesse sowie die Echtzeitüberwachung und Analyse von Arbeitsdaten. Durch den Einsatz einer leistungsstarken Workforce-Management-Software können Unternehmen zusätzlich präzisere Prognosen und eine effizientere Steuerung der Arbeitszeiten realisieren.

Innovative Technologien im Workforce-Management: KI und Digitalisierung

Moderne Workforce-Management-Systeme gehen jedoch über die traditionellen Aufgaben hinaus und integrieren innovative Technologien wie Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen, um präzisere Prognosen und Analysen zu ermöglichen. Diese Technologien unterstützen Unternehmen dabei, komplexe Arbeitsmuster und saisonale Schwankungen besser zu bewältigen, während sie gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit steigern, indem sie flexiblere Arbeitszeiten und -modelle ermöglichen. Darüber hinaus fördert das Workforce-Management die Transparenz und Effizienz, indem es Echtzeit-Daten liefert, die Führungskräften fundierte Entscheidungen erleichtern und die Grundlage für eine proaktive Personalplanung schaffen. So wird die Workforce-Management-Software, zum Beispiel von Krutec zu einem zentralen Baustein der digitalen Transformation in Unternehmen und trägt maßgeblich zur Optimierung von Geschäftsprozessen und zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit bei.